Neprístupný dokument, nutné prihlásenie
Input:

Smernica k účtovným a interným dokladom

6.5.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.31 Smernica k účtovným a interným dokladom

Mgr. Jozef Sýkora, MBA

Stiahnuť dokument


Úvodné ustanovenia Smernice

Vnútorný predpis je vypracovaný v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve”) a v zmysle opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/010175/2004-42, ktorým sa ustanovuje druhová klasifikácia, organizačná klasifikácia a ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie v znení neskorších predpisov a osobitných zákonov (najmä zákon č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov a opatrenia MF SR č. MF/010175/2004-42, ktorým sa ustanovuje druhová klasifikácia, organizačná klasifikácia a ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie v znení neskorších predpisov).

Účelom tejto smernice je zabezpečiť plynulosť prác pri spracovávaní a zaúčtovaní všetkých účtovných dokladov tak, aby bola zabezpečená úplnosť, správnosť, preukázateľnosť, zrozumiteľnosť a trvalosť vykázania a použitia všetkých finančných prostriedkov.

Smernica ďalej upravuje postupy v prípade jednotlivých účtovných dokladov, ich evidenciu a klasifikovanie a spôsoby overovania s použitím finančnej kontroly. Interným zapracovaním podmienok a náležitostí účtovných dokladov sa zaručuje časový postup spracovania jednotlivých účtovných dokladov, t. j. od ich vzniku po likvidáciu, a odôvodnenie k zaúčtovaniu v organizácii/obci.

Článok I.

Účtovný doklad

  1. Účtovným dokladom je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa zákona o účtovníctve:
    • - slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
    • - obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
    • - peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
    • - dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
    • - dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
    • - podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
    • - označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.
  2. Zodpovedný zamestnanec v zmysle organizačného útvaru a oprávnenia je povinný vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu, pričom každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Článok II.

Fázy obehu účtovných dokladov

1. Vznik účtovného prípadu

1.1. Účtovný doklad v organizácii vzniká interným spôsobom – v postavení ID (zamestnancami učtárne, zamestnancami zodpovednými za rozpočet alebo personálnu oblasť ako zodpovednými zamestnancami), a to menovite:

1.2. Druhým spôsobom je doručenie účtovného dokladu do organizácie treťou stranou (faktúry dodávateľskej, odberateľskej, objednávky, proforma faktúry, dobropisu, oznámenia alebo rozhodnutia a podobne). Zodpovedným zamestnancom za prijatie dokladu je ................... Pre predmetnú oblasť sa vzťahuje i smernica o vedení účtovníctva organizácie/obce. Následne je účtovný doklad odovzdaný zodpovednému zamestnancovi v zmysle odseku 1 alebo inému zodpovednému zamestnancovi na preverenie.

2. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov

2.1. Za vecnú a formálnu správnosť je zodpovedný príslušný zamestnanec vyhotovujúci účtovný doklad, následne sa doklad overuje podpisovým záznamom s uvedením dátumu, kedy je zabezpečené, že obsahuje náležitosti podľa Čl. 1 ods. 1 smernice. Bez overenia formálnej správnosti dokladu nie je možné vykonať finančnú kontrolu a doklad zaúčtovať. Vedúci zamestnanec/organizačný útvar priebežne kontroluje formálnu správnosť a úplnosť účtovných dokladov vo fáze ich pohybu v rámci organizácie.

3. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

3.1. Kontrola vecnej správnosti zakladá povinnosť vykonania finančnej kontroly – základnej finančnej kontroly na danej finančnej operácii (účtovnom doklade). Zodpovedný zamestnanec v zmysle ods. 1 alebo zamestnanec zodpovedný za príslušný charakter finančnej operácie potvrdí na doklade súvisiacom s finančnou operáciou výkon finančnej kontroly. Za správnosť účtovného prípadu je vždy zodpovedný konkrétny zamestnanec, ktorý účtovný prípad nariadil alebo schválil. Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť všetkých údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch, pričom sa zisťuje súlad obsahu účtových dokladov so skutočnosťou, napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti spolu s dátumom potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jeho zosúladenie s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných prác a podobne.

3.2. Zamestnanci sú povinní vykonávať aj základnú finančnú kontrolu pri úhrade faktúr, vystavení objednávok, vystavení odberateľských faktúr a podobne, ak spĺňajú charakter finančnej operácie podľa zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

3.3. Následne zamestnanec zverejňuje na webovom sídle faktúry, zmluvy a objednávky, a to v termínoch podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

4.Vrátenie dokladu zodpovednému zamestnancovi

4.1. Po overení finančnej operácie je zodpovedným zamestnancom (alebo prizvanou osobou v prípade administratívnej finančnej kontroly) odovzdaný doklad na zaúčtovanie.

5. Zaúčtovanie

5.1. Za prípravu k zaúčtovaniu a účtovanie dokladov účtovných prípadov formou účtovných záznamov podľa odseku 5.2. a 5.3. zodpovedá úsek učtárne. V prípade príjmov a výdavkov overuje zamestnanec úseku rozpočtu príslušnú ekonomickú klasifikáciu rozpočtovej klasifikácie. Ak je pri zaúčtovaní zistené, že doklad nespĺňa formálne náležitosti alebo výkon finančnej kontroly – základnej finančnej kontroly, je kontaktovaný zamestnanec, ktorý je zodpovedný za príslušnú oblasť. Doplnenie a oprava musí byť vykonaná bezodkladne v zmysle článku III.

5.2. Účtovnými záznamami sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a podobne. Účtovný záznam je vedený ručne, a to:

  • - v evidencii pokladničných pohybov (v pokladničnej knihe ako pomocnej účtovnej knihe),
  • - v evidencii došlých faktúr,
  • - v evidencii tržieb a podobne.

5.3. Druhým spôsobom vedenia účtovných záznamov je elektronická forma prostredníctvom programového vybavenia .................. Za správnosť, preukázateľnosť a úplnosť vedenia zodpovedá úsek učtárne.

Článok III.

Oprava účtovného záznamu

Oprava účtovného záznamu sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva. Zamestnanec úseku učtárne zodpovedá za správne vykonanie opravy.

Článok IV.

Interné doklady a účtovné doklady

1. Došlá faktúra – dodávateľská

Zamestnanec úseku učtárne poverený evidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie.

Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi na výkon základnej finančnej kontroly. Následne sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie v zmysle

opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/010175/2004-42, ktorým sa ustanovuje druhová klasifikácia, organizačná klasifikácia a ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie v znení neskorších predpisov.

K faktúre musia byť priložené najmä:

  • objednávka (ak je vyhotovená),

  • odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti),

  • dodací list, príjemka, výdajka,

  • krycí list s vykonaním základnej finančnej kontroly a

  • prílohy k faktúre (súpis výkonov, podklady k cenotvorbe a podobne).

2. Vyhotovené objednávky

Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive. V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa.

Poverený zamestnanec:

  • - vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju,
  • - originál objednávky zasiela organizácii, v ktorej daný výkon objednáva,
  • - druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie.

3. Pokladničná agenda

Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe. Číselný rad je prílohou smernice. Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v zmysle tejto smernice v pokladničnej knihe v ručnej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti. Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu (pozn. autora: ak je interne stanovený). Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo. Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou. Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola v zmysle tejto smernice spolu so zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s vyznačenou predkontáciou, podpisom a náležitosťami účtovného dokladu. Doklad je bezodkladne podpísaný aj vedúcim zamestnancom/štatutárom. Výdavkový pokladničný doklad sa vyhotoví a očísluje pred samotným výdavkom z pokladnice, a to dvojmo. V čase jeho vyhotovenia sa realizuje základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu.

4. Vyúčtovanie drobného nákupu

V prípade zakúpenia tovaru a pod. bez zálohy, predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku zamestnancovi pokladnice na preplatenie doklady o výdavkoch. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly. Súhlas s vyúčtovaním

 
 Váš názor
Čo by ste zmenili na tomto portáli?
 Úspešne odoslané
Input: